ELASTICA FUT ACADEMY

El reto

ELASTICA gestionaba alumnos, pagos, facturas y reservas de clases con hojas de cálculo, calendarios externos y conversaciones por WhatsApp. Cada operación dependía del coach o del administrador: cobrar una mensualidad, emitir una factura, cancelar una reserva o resolver una duda con la gestoría implicaba pasos manuales que escalaban mal a medida que crecía la academia.

Necesitaban una única plataforma que cubriese todo el ciclo: del primer contacto del cliente hasta la factura trimestral para Hacienda, sin perder el control y dejando al coach centrado en el campo.

La solución

Hemos diseñado y construido una plataforma a medida con varios subsistemas integrados, accesible desde el navegador en cualquier dispositivo:

• Portal del cliente: los padres compran mensualidades o bonos online, eligen al alumno, reservan clases en el calendario y descargan sus facturas. Pueden pagar con tarjeta (Stripe) o solicitar pago manual al equipo.
• Calendario inteligente: patrones semanales que generan automáticamente las clases para las próximas 8 semanas. Cada categoría (prebenjamín, benjamín, alevín, infantil, cadete, juvenil) sólo puede reservar las franjas horarias permitidas por edad. Cancelación con corte 24 h y devolución de sesión al saldo.
• Pagos online: integración completa con Stripe: pagos únicos, suscripciones mensuales con renovación automática, portal del cliente para gestionar la suscripción y reembolsos administrativos en un clic.
• Facturación: emisión automática de facturas en PDF al cobrar, numeración por serie, resumen trimestral exportable y módulo de gastos con extracción automática de tickets vía IA.
• Comunicaciones: todos los emails (bienvenida, confirmación de pedido, recordatorio de clase, factura, etc.) son plantillas editables desde el panel con vista previa en vivo. El equipo puede personalizar el tono sin tocar código.
• Asistente IA con acceso al panel: un chat integrado en el dashboard de admin y gestoría que funciona con un LLM open source alojado en nuestra propia infraestructura (AS215691), sin enviar datos fuera, y permite consultar cualquier dato del sistema en lenguaje natural: “Resumen del último trimestre”, “Pedidos pagados esta semana”, “Reservas de mañana”. La IA usa herramientas con permisos por rol (la gestoría sólo accede a finanzas).
• Roles diferenciados: admin, coach (con dashboard propio: ocupación del mes, huecos disponibles, calendario semanal), gestoría (sólo finanzas) y cliente. Cada uno ve únicamente lo que le corresponde.

Resultados

• Una sola herramienta sustituye Excel, calendarios manuales, plantillas Word de factura y el envío manual de credenciales.
• Pago online activo 24/7: el cliente paga sin esperar a que alguien le pase un Bizum.
• Cero papeles para la gestoría: facturas, gastos y resumen trimestral se exportan listos para presentar.
• Reglas de negocio aplicadas automáticamente (categorías por edad, capacidad por hora, ventana de cancelación): imposible hacer una reserva inválida.
• Asistente IA que reduce el tiempo de “buscar este pedido / esa factura” a una pregunta en lenguaje natural.

Stack y arquitectura

Backend

PHP · sin framework · arquitectura modular · MariaDB · migraciones versionadas · 530+ tests de integración · DI propio

Frontend

React · TypeScript · Vite · shadcn/ui · TanStack Query

Pagos

Stripe Checkout · Subscriptions · Customer Portal · Webhooks idempotentes

IA

LLM open source sobre infraestructura propia AS215691 · tool calling propio (sólo lectura, permisos por rol) · visión para OCR de tickets

Email

PHPMailer · SMTP propio · sistema de plantillas editables

Seguridad

Cifrado AES-256-GCM · sesiones DB-backed · CSRF double-submit · audit log

Infra

Nginx · PHP-FPM · Cloudflare · CI con tests automáticos

“Entré sabiendo de fútbol. Salí con una plataforma que me deja a mí entrenar y al sistema gestionar.”